Job Title: Accounts Data Entry Specialist ️
Are you detail-oriented, organized, and ready to contribute to a dynamic finance team? We are looking for an Accounts Data Entry Specialist to join our team at Hydromist - Sulabia. If you have a passion for accuracy in data entry, enjoy collaborating with cross-functional teams, and are proficient in both Arabic and English, we want to hear from you!
Key Responsibilities:
1. Sales Order Management (If required for certain Channels)
- Accurately enter sales orders into the system (Odoo ERP).
- Verify customer details, product information, pricing, and terms for accuracy.
- Ensure compliance with company policies regarding order processing.
- Maintain and update records of pending, processed, and completed orders.
2. Sales Invoice Verification
- Match sales invoices with corresponding sales orders and delivery receipts.
- Ensure invoices reflect the correct pricing, taxes, and discounts as per company policies.
- Validate customer details, payment terms, and due dates on invoices.
- Identify and resolve discrepancies between orders, invoices, and payments.
3. Sales Reconciliation
- Perform daily reconciliation of system sales data with invoices and sales orders.
- Identify missing, duplicated, or incorrect transactions and resolve discrepancies.
- Collaborate with sales, finance, and inventory teams to ensure accurate data.
- Maintain clear documentation of reconciliations for audit and reporting purposes.
4. Daily Sales Reporting
- Generate and share daily sales reports, including total sales, invoice status, and outstanding payments.
- Track and report key metrics such as revenue, order volume, and customer trends.
- Highlight variances, errors, or potential issues for management review.
5. Monthly Sales Order-Wise Summary Reports
- Prepare a comprehensive monthly sales summary report.
- Categorize sales data by order, customer, product, and region.
- Analyze trends, highlight top-performing products/customers, and present findings to management.
- Assist in forecasting and planning based on sales data trends.
6. Data Accuracy & Compliance
- Maintain accurate and up-to-date records in the ERP/CRM system.
- Ensure compliance with company policies, tax regulations, and industry standards.
- Secure sensitive customer and sales data per data protection policies.
- Participate in periodic audits and assist in resolving discrepancies.
7. Communication & Coordination
- Work closely with the sales team to resolve order-related queries.
- Coordinate with finance and accounting teams for invoice approvals and reconciliations.
- Respond to customer inquiries regarding invoices, payments, and order status.
- Collaborate with IT support to troubleshoot system-related issues.
Qualifications & Requirements:
- Education: Bachelor’s degree in Commerce, Accounting, or a related field (preferred).
- Experience: Minimum 3 years of experience in sales data entry, invoicing, or reconciliation.
- Technical Skills: Proficiency in ERP/CRM systems (e.g., Odoo, SAP), MS Excel, and data analysis.
- Soft Skills: Strong attention to detail, problem-solving abilities, and excellent communication skills.
- Others: Ability to work under tight deadlines and handle large volumes of data efficiently.
Work Environment & Benefits:
- Competitive salary based on experience.
- Opportunities for career growth and skill development.
- Collaborative and dynamic work environment.
- Paid leave, and other benefits as per company policy.
How to Apply:
Interested candidates should submit their resume and cover letter to: info@mojwater.com
الوظيفة: متخصص إدخال بيانات الحسابات
هل أنت شخص دقيق ومنظم ومستعد للمساهمة في فريق مالي ديناميكي؟ نحن نبحث عن متخصص إدخال بيانات الحسابات للانضمام إلى فريقنا في Hydromist - Sulabia. إذا كنت تتمتع بشغف الدقة في إدخال البيانات، وتستمتع بالتعاون مع فرق متعددة الوظائف، ولديك إجادة للغة العربية والإنجليزية، فنحن نريد أن نسمع منك!
المسؤوليات الرئيسية:
1. إدارة أوامر المبيعات (إذا كانت مطلوبة لبعض القنوات)
- إدخال أوامر المبيعات بدقة في النظام (Odoo ERP).
- التحقق من تفاصيل العملاء، ومعلومات المنتجات، والأسعار، والشروط من أجل الدقة.
- ضمان الامتثال لسياسات الشركة بشأن معالجة الطلبات.
- الحفاظ على تحديث سجلات الأوامر المعلقة والمعالجة والمكتملة.
2. التحقق من فواتير المبيعات
- مطابقة الفواتير مع أوامر المبيعات وإيصالات التسليم المقابلة.
- التأكد من أن الفواتير تعكس الأسعار الصحيحة والضرائب والخصومات وفقًا لسياسات الشركة.
- التحقق من تفاصيل العملاء، وشروط الدفع، وتواريخ الاستحقاق على الفواتير.
- تحديد وحل التناقضات بين الطلبات والفواتير والمدفوعات.
3. التسوية اليومية للمبيعات
- إجراء التسوية اليومية للبيانات في النظام مع الفواتير وأوامر المبيعات.
- تحديد المعاملات المفقودة أو المكررة أو غير الصحيحة وحل التناقضات.
- التعاون مع فرق المبيعات والمالية والمخزون لضمان دقة البيانات.
- الحفاظ على توثيق واضح للتسويات للأغراض التدقيقية والتقارير.
4. التقارير اليومية للمبيعات
- إنشاء ومشاركة التقارير اليومية للمبيعات، بما في ذلك إجمالي المبيعات وحالة الفواتير والمدفوعات المعلقة.
- تتبع وتقارير حول المقاييس الرئيسية مثل الإيرادات، حجم الطلبات، والاتجاهات لدى العملاء.
- تسليط الضوء على الفروق أو الأخطاء أو القضايا المحتملة لمراجعة الإدارة.
5. تقارير ملخص أوامر المبيعات الشهرية
- إعداد تقرير شامل لملخص المبيعات الشهري.
- تصنيف بيانات المبيعات حسب الطلب، العميل، المنتج، والمنطقة.
- تحليل الاتجاهات، وتسليط الضوء على أفضل المنتجات/العملاء أداءً، وتقديم النتائج للإدارة.
- المساعدة في التنبؤ والتخطيط استنادًا إلى اتجاهات بيانات المبيعات.
6. دقة البيانات والامتثال
- الحفاظ على سجلات دقيقة وحديثة في نظام ERP/CRM.
- ضمان الامتثال لسياسات الشركة، واللوائح الضريبية، والمعايير الصناعية.
- تأمين بيانات العملاء والمبيعات الحساسة وفقًا لسياسات حماية البيانات.
- المشاركة في التدقيقات الدورية والمساعدة في حل التناقضات.
7. التواصل والتنسيق
- العمل عن كثب مع فريق المبيعات لحل الاستفسارات المتعلقة بالطلبات.
- التنسيق مع فرق المالية والمحاسبة للموافقة على الفواتير والتسويات.
- الرد على استفسارات العملاء بشأن الفواتير والمدفوعات وحالة الطلبات.
- التعاون مع دعم تكنولوجيا المعلومات لحل المشكلات المتعلقة بالنظام.
المؤهلات والمتطلبات:
- التعليم: درجة بكالوريوس في التجارة أو المحاسبة أو مجال ذي صلة (مفضل).
- الخبرة: خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدخال بيانات المبيعات، الفواتير، أو التسوية.
- المهارات التقنية: إجادة استخدام أنظمة ERP/CRM (مثل Odoo، SAP)، MS Excel، وتحليل البيانات.
- المهارات الشخصية: اهتمام قوي بالتفاصيل، قدرات حل المشكلات، ومهارات تواصل ممتازة.
- أخرى: القدرة على العمل تحت ضغط المواعيد النهائية والتعامل مع كميات كبيرة من البيانات بكفاءة.
بيئة العمل والمزايا:
- راتب تنافسي بناءً على الخبرة.
- فرص للنمو الوظيفي وتطوير المهارات.
- بيئة عمل تعاونية وديناميكية.
- إجازات مدفوعة ومزايا أخرى حسب سياسات الشركة.
طريقة التقديم:
يرجى إرسال سيرتك الذاتية ورسالة تغطية إلى: info@mojwater.com
.png)
