Job Description
Prepare, maintain and organize physical as well as electronic employee records, files, company official
documents accurately and maintain confidentiality.
Prepare and circulate various official letters, memos, Notice etc.
Maintain, track and assist Admin Manager in employee visa renewal process, new visa processing,
Company Licenses renewal and Government documents.
Prepare and track employee daily attendance - Office and Site.
Process monthly salary, wages and overtime as per daily attendance and submit to Accounts department.
Process employee leave salary and indemnities.
Process Employee Exit formalities.
Assist in all other admin activities.
Skills
- Proven experience as an Executive Administrative Assistant or in other admin secretarial position
- Strong Knowledge of Kuwait Labor Law
- Good Interpersonnel skill
- Excellent knowledge of MS Office, Word, Excel
- Proficiency in English and Arabic (Spoken as well as Written)
- Exemplary planning and time management skills
- Ability to multitask and coordinate with various departments.
المسمى الوظيفي
إعداد وصيانة وتنظيم سجلات الموظفين المادية والإلكترونية والملفات ومسؤولي الشركة
الوثائق بدقة والحفاظ على السرية.
إعداد وتعميم مختلف الرسائل الرسمية والمذكرات والإشعارات وما إلى ذلك.
صيانة وتتبع ومساعدة المدير الإداري في عملية تجديد تأشيرة الموظف، ومعالجة التأشيرة الجديدة،
تجديد تراخيص الشركة والوثائق الحكومية.
إعداد وتتبع الحضور اليومي للموظفين - المكتب والموقع.
معالجة الراتب الشهري والأجور والعمل الإضافي حسب الحضور اليومي وتقديمه إلى قسم الحسابات.
معالجة رواتب وتعويضات إجازة الموظف.
معالجة إجراءات خروج الموظف.
المساعدة في جميع الأنشطة الإدارية الأخرى.
مهارات
- خبرة مثبتة كمساعد إداري تنفيذي أو في منصب سكرتير إداري آخر
- معرفة قوية بقانون العمل الكويتي
- مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين
- معرفة ممتازة ببرامج MS Office وWord وExcel
- إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية (تحدثًا وكتابة)
- مهارات التخطيط وإدارة الوقت المثالية
- القدرة على القيام بمهام متعددة والتنسيق مع الإدارات المختلفة.
.png)
