NatureFinance is looking for candidates for the following position: ↔️
Program Administrator
About NatureFinance:
NatureFinance is a Swiss-based, international non-profit organization dedicated to aligning global finance with more equitable, nature-positive outcomes. We work to make nature count in global finance and the global economy. NatureFinance is active in advancing the use of data to disclose and manage nature-related risks, developing impactful and equitable nature markets, and advancing financial innovation in the areas of sovereign debt and nature-positive investment. We develop tools to help financial actors better assess and align their investments with nature-positive outcomes and push for stronger costs and consequences where finance is failing to address nature liabilities.
Role Overview:
The Program Administrator will be an integral part of the NatureFinance Coordination Unit, primarily providing administrative support to program leads to ensure projects are implemented successfully, on time, and within budget.
- Cover Coordination Unit team members during annual leave
- Excellent command of Microsoft Office Suite
- Strong attention to detail and an interest and strength in process management
- Ability to work in a networked, fast-paced, and agile work environment
Key Responsibilities:
- Schedule bilateral or multi-stakeholder meetings.
- Proactively research and book flights / accommodation for travel.
- Arrange visas and registrations, where necessary.
- Curate and maintain database of contacts (CRM).
- Manage program documents via MS SharePoint and Teams, Mondays/support in knowledge management.
- Build solid working relationships with key stakeholders and their relevant teams.
- Manage communications to ensure timely delivery of projects.
- Lead on event organization (virtual and in-person) for relevant workstreams.
- Event tracking/monitoring (invites, RSVPs, attendees, guest speakers, changes, logistics & thank you notes).
- Be the go-to person on logistical support for events, including obtaining bios/photos, setting up prep calls, arranging all travel, accommodation, transportation, dinners, entertainment, online registration, activities, etc. (in accordance with project budget allowance).
- Prepare invitation letters for government entities and other organizations.
- Support on meeting preparation, including timely sharing of materials/links, confirming participation, and distribution of follow-up materials as requested.
مدير البرنامج
عن NatureFinance:
NatureFinance هي منظمة غير ربحية دولية مقرها سويسرا تهدف إلى توجيه التمويل العالمي نحو نتائج أكثر عدلاً و إيجابية للطبيعة. نعمل على جعل الطبيعة محورية في التمويل العالمي والاقتصاد العالمي. تقوم NatureFinance بدور نشط في تعزيز استخدام البيانات للإفصاح عن وإدارة المخاطر المتعلقة بالطبيعة، وتطوير أسواق طبيعية فعالة وعادلة، وتعزيز الابتكار المالي في مجالات ديون السيادة والاستثمار الإيجابي للطبيعة. نحن نطور أدوات لمساعدة الجهات المالية على تقييم استثماراتها بشكل أفضل وضبطها لتحقيق نتائج إيجابية للطبيعة وندعو إلى فرض تكلفة وعواقب أقوى عندما يفشل التمويل في معالجة التزامات الطبيعة.
نظرة عامة عن الدور:
سيكون مدير البرنامج جزءًا أساسيًا من وحدة التنسيق في NatureFinance، حيث يقدم الدعم الإداري لقادة البرامج لضمان تنفيذ المشاريع بنجاح، في الوقت المحدد وضمن الميزانية.
- تغطية أعضاء وحدة التنسيق أثناء الإجازات السنوية
- إتقان ممتاز لحزمة Microsoft Office
- اهتمام قوي بالتفاصيل واهتمام وإلمام قوي بإدارة العمليات
- القدرة على العمل في بيئة شبكية سريعة ومُتجددة
المسؤوليات الرئيسية:
- جدولة الاجتماعات الثنائية أو متعددة الأطراف.
- إجراء بحث مسبق وحجز الرحلات/الإقامة للسفر.
- ترتيب تأشيرات الدخول والتسجيلات، إذا لزم الأمر.
- تنظيم وصيانة قاعدة بيانات جهات الاتصال (CRM).
- إدارة مستندات البرنامج عبر MS SharePoint و Teams، والمساعدة في إدارة المعرفة.
- بناء علاقات عمل قوية مع الأطراف الرئيسية وفرقها ذات الصلة.
- إدارة التواصل لضمان تنفيذ المشاريع في الوقت المحدد.
- قيادة تنظيم الفعاليات (الافتراضية والحضورية) للعملية ذات الصلة.
- تتبع ومراقبة الفعاليات (الدعوات، الردود، الحضور، المتحدثين الضيوف، التغييرات، اللوجستيات، ملاحظات الشكر).
- كونك الشخص المسؤول عن الدعم اللوجستي للفعاليات مثل الحصول على السير الذاتية/الصور، تنظيم مكالمات تحضيرية، ترتيب السفر، الإقامة، وسائل النقل، العشاء، الترفيه، التسجيل عبر الإنترنت، الأنشطة، إلخ (وفقًا للميزانية المخصصة للمشروع).
- إعداد رسائل الدعوة للجهات الحكومية والمنظمات الأخرى.
- دعم تحضير الاجتماعات بما في ذلك مشاركة المواد/الروابط في الوقت المناسب، تأكيد المشاركة، وتوزيع المواد المتابعة كما هو مطلوب.