American International University provides the people of Kuwait with a high-quality, internationally-proven American education.
Founded and led by an experienced team of American educators, we empower our students to become creators, not just consumers. Our academic programs lead to degrees that create pathways to success.↔️
University Events Administrative Assistant
Position Overview: The University Events Administrative Assistant will provide essential support for university events. This role focuses on managing event-related logistics, coordinating communication with stakeholders, and providing administrative assistance for event operations. Key tasks include document management, scheduling, communication with participants and VIP guests, and ensuring smooth execution of on-site activities. The ideal candidate is highly organized, capable of working independently, and proficient in multitasking under tight deadlines.
Key Responsibilities:
Administrative Support:
- Maintain accurate records, including schedules, contracts, invoices, and correspondence related to the events.
- Manage different document sharing and task tracking platforms, in addition to team email.
- Prepare and distribute meeting agendas and materials, take minutes during meetings, and follow up on action items.
- Assist in scheduling weekly status meetings and track progress of meeting outcomes.
Vendor and Logistics Coordination:
- Coordinate with vendors (catering, venue, AV, photographers, etc.) to ensure seamless delivery of services.
- Liaise with the events management company to finalize logistics for key university event activities (opening, gala, closing).
- Handle communication and coordination with participants, VIP guests, and workshop facilitators regarding transportation, accommodation, and event-related details.
Communication with Participants and Guests:
- Serve as the main point of contact for participants and VIP guests, managing guest itineraries and arrival details.
- Coordinate with external partners, including vendors, officials, and translators for non-Arabic-speaking guests.
Event Planning Support:
- Track the progress of multiple planning initiatives using project management tools, ensuring all tasks are on schedule.
- Assist in organizing event workshops, lectures, and panels, including scheduling, tracking attendance, and managing documentation.
- Provide administrative support for event submission platforms, ensuring accuracy in data entry, participant queries, and content review.
On-Site Event Support:
- Support the on-site management of university events, including registration, workshop oversight, and addressing guest needs.
- Ensure materials such as badges, schedules, and promotional items are prepared and distributed to attendees.
- Assist the event team with any logistical challenges or last-minute changes that arise during university events.
Qualifications and Skills:
- Strong organizational skills with excellent attention to detail.
- Proven ability to manage multiple tasks and work effectively under pressure to meet deadlines.
- Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) and experience with SharePoint or similar platforms for document management.
- Excellent verbal and written communication skills, with the ability to collaborate in a dynamic environment.
- A proactive mindset with the ability to follow up on tasks independently, seeking approvals when necessary, and adhering to university policies and procedures.
Other Requirements:
- Flexibility to work evenings and weekends, especially during major university event dates.
- Availability to travel within Kuwait for vendor meetings and site visits. A valid driver's license is required.
مساعد إداري لفعاليات الجامعة
نظرة عامة على الوظيفة: سيكون مساعد إداري لفعاليات الجامعة مسؤولاً عن تقديم الدعم الأساسي لفعاليات الجامعة. تركز هذه الوظيفة على إدارة اللوجستيات المتعلقة بالفعاليات، وتنسيق الاتصالات مع الأطراف المعنية، وتقديم المساعدة الإدارية لعمليات الفعاليات. تشمل المهام الرئيسية إدارة الوثائق، وتحديد المواعيد، والتواصل مع المشاركين والضيوف المهمين، وضمان تنفيذ الأنشطة في الموقع بسلاسة. المرشح المثالي منظم للغاية، وقادر على العمل بشكل مستقل، وماهر في تعدد المهام تحت ضغوط الوقت.
المسؤوليات الرئيسية:
الدعم الإداري:
- الحفاظ على سجلات دقيقة، بما في ذلك الجداول الزمنية والعقود والفواتير والمراسلات المتعلقة بالفعاليات.
- إدارة منصات مشاركة الوثائق وتتبع المهام، بالإضافة إلى البريد الإلكتروني لفريق العمل.
- إعداد وتوزيع جداول الأعمال والمواد الخاصة بالاجتماعات، وتدوين محاضر الاجتماعات، والمتابعة على نقاط العمل.
- المساعدة في جدولة الاجتماعات الأسبوعية وتتبع تقدم نتائج الاجتماعات.
تنسيق الموردين واللوجستيات:
- التنسيق مع الموردين (التموين، المكان، AV، المصورين، إلخ) لضمان تسليم الخدمات بسلاسة.
- التنسيق مع شركة إدارة الفعاليات لإنهاء اللوجستيات للأنشطة الرئيسية لفعاليات الجامعة (الافتتاح، الحفل، الاختتام).
- التعامل مع الاتصالات والتنسيق مع المشاركين والضيوف المهمين وميسري ورش العمل بشأن النقل، والإقامة، والتفاصيل المتعلقة بالفعالية.
التواصل مع المشاركين والضيوف:
- العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للمشاركين والضيوف المهمين، وإدارة جداول الضيوف وتفاصيل الوصول.
- التنسيق مع الشركاء الخارجيين، بما في ذلك الموردين، والمسؤولين، والمترجمين للضيوف غير الناطقين بالعربية.
دعم تخطيط الفعالية:
- تتبع تقدم المبادرات التخطيطية المتعددة باستخدام أدوات إدارة المشاريع، وضمان أن جميع المهام في الجدول.
- المساعدة في تنظيم ورش العمل والمحاضرات والندوات، بما في ذلك تحديد المواعيد، وتتبع الحضور، وإدارة الوثائق.
- تقديم الدعم الإداري لمنصات تقديم الفعاليات، وضمان الدقة في إدخال البيانات، واستفسارات المشاركين، ومراجعة المحتوى.
دعم الفعالية في الموقع:
- دعم إدارة الفعاليات الجامعية في الموقع، بما في ذلك التسجيل، وإشراف ورش العمل، والتعامل مع احتياجات الضيوف.
- ضمان إعداد وتوزيع المواد مثل بطاقات التعريف، والجداول، والعناصر الترويجية على الحضور.
- مساعدة فريق الفعالية في أي تحديات لوجستية أو تغييرات في اللحظة الأخيرة تحدث خلال الفعاليات الجامعية.
المؤهلات والمهارات:
- مهارات تنظيم قوية مع اهتمام ممتاز بالتفاصيل.
- قدرة مثبتة على إدارة مهام متعددة والعمل بفعالية تحت الضغط للوفاء بالمواعيد النهائية.
- إتقان Microsoft Office (Excel، Word، PowerPoint) وخبرة في SharePoint أو منصات مشابهة لإدارة الوثائق.
- مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة، مع القدرة على التعاون في بيئة ديناميكية.
- عقلية استباقية مع القدرة على متابعة المهام بشكل مستقل، وطلب الموافقات عند الحاجة، والالتزام بسياسات وإجراءات الجامعة.
متطلبات أخرى:
- المرونة للعمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع، خاصة خلال تواريخ الفعاليات الجامعية الكبرى.
- القدرة على السفر داخل الكويت لعقد اجتماعات مع الموردين وزيارات المواقع. رخصة قيادة سارية مطلوبة.
- للانتقال إلى صفحة التقديم. ( الجامعة الأمريكية الدولية في الكويت)
- انقر على عنوان الوظيفة لعرض التفاصيل.
- الرجاء الضغط على زر "التقديم السهل" الموجود في أعلى الصفحة.
- أدخل المعلومات المطلوبة في الشاشات المنبثقة.
- انقر فوق "مراجعة" لمراجعة النموذج.
- مصدر الوظائف: الجامعة الأمريكية الدولية
- تاريخ النشر: ١٥/١٠/٢٠٢٤
- الجنسيات المطلوبة: جميع الجنسيات
- رابط التقديم: اضغط هنا
Company Information (in English)
Enter job posting text here (in English)...
- Go to the application page. ( in Kuwait)
- Click on the job title to view details.
- Please click on the "Easy Apply" button at the top of the page.
- Enter the required information in the pop-up screens.
- Click "Review" to review the form.
- Job Source: Jobs Kuwait Today
- Publication Date: 10/15/2024
- Required Nationalities: All Nationalities
- Application Link: Click here
.png)
