Job Opportunity at Dental House Center
↔️
Receptionist and Secretary
Dental House Center is seeking a dedicated Receptionist and Secretary to join our team. The ideal candidate will be responsible for handling phone calls, managing the daily/weekly/monthly agenda, arranging meetings, preparing and distributing correspondence, maintaining records, and handling office supply orders. The Receptionist and Secretary will also assist in report preparation and facilitate the completion of administrative tasks.
Responsibilities:
- Answer phone calls and redirect them when necessary.
- Manage the daily/weekly/monthly agenda and arrange new meetings and appointments.
- Prepare and disseminate correspondence, memos, and forms.
- File and update contact information of employees, customers, suppliers, and external partners.
- Support and facilitate the completion of regular reports.
- Develop and maintain a filing system.
- Check frequently the levels of office supplies and place appropriate orders.
- Make travel arrangements.
- Document expenses and submit reports.
- Undertake occasional receptionist duties.
Skills & Qualifications:
- Proven work experience as a Secretary or Administrative Assistant.
- Fluent in English.
- Familiarity with office organization and optimization techniques.
- High degree of multi-tasking and time management capability.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Integrity and professionalism.
- Proficiency in MS Office.
فرصة عمل في مركز دنتال هاوس
موظف استقبال وأمينة سر
يبحث مركز دنتال هاوس عن موظف استقبال وأمينة سر للانضمام إلى فريقنا. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن الرد على المكالمات الهاتفية، إدارة الجدول الزمني اليومي/الأسبوعي/الشهري، ترتيب الاجتماعات، تحضير وتوزيع المراسلات، تحديث السجلات، وتنظيم طلبات الإمدادات المكتبية. كما سيساعد الموظف في إعداد التقارير الإدارية وإتمام المهام المكتبية الأخرى.
المسؤوليات:
- الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الحاجة.
- إدارة الجدول الزمني اليومي/الأسبوعي/الشهري وترتيب الاجتماعات والمواعيد.
- تحضير وتوزيع المراسلات، المذكرات، والنماذج.
- حفظ وتحديث بيانات الاتصال بالموظفين والعملاء والموردين والشركاء الخارجيين.
- دعم وتسهيل إتمام التقارير المنتظمة.
- تطوير والحفاظ على نظام حفظ الملفات.
- مراقبة مستوى الإمدادات المكتبية وطلب الكميات اللازمة.
- ترتيب ترتيبات السفر.
- توثيق النفقات وتسليم التقارير.
- أداء واجبات الاستقبال بشكل دوري.
المهارات والمؤهلات:
- خبرة عملية مثبتة كأمينة سر أو مساعد إداري.
- إتقان اللغة الإنجليزية.
- الإلمام بتقنيات تنظيم المكاتب وتحسين العمل.
- قدرة عالية على تعدد المهام وإدارة الوقت.
- مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة.
- النزاهة والاحترافية.
- إجادة استخدام برامج MS Office.