Oryx
Job Summary:
We are looking for a highly organized and efficient individual to provide comprehensive administrative support to the Managing Partner and Senior Executives. The ideal candidate will assist with the day-to-day operations of the company and its sister concerns, ensuring all administrative functions are carried out smoothly.
↔️
Position:
Admin Assistant
Key Responsibilities:
- Assist with day-to-day operations of company-wide Admin functions.
- Manage the operations of the Admin department for the company and all its sister concerns.
- Liaise with and supervise the work of the PRO relating to company license transfers, renewals, vehicle registration, and family member documentation.
- Coordinate with the Legal Department to ensure timely completion of visa and residency-related formalities for employees.
- Compile forms for management signatures under the supervision of the Office Manager.
- Maintain an up-to-date database of company licenses and staff residencies (if required).
- Assist with processing documentation and preparing reports on personnel activities such as attendance, overtime, absences, and staff programs.
- Coordinate and report on business trips.
- Supervise company document management and archives through the Admin Assistant and Office Assistant.
- Report on project management software activities to top management and follow up on overdue tasks with functional heads and staff.
- Obtain Management approval on agreements, transactions, and payments as necessary.
- Serve as an aide to the family and liaise with the office.
- Handle travel arrangements when required.
- Conduct research and analysis tasks as needed.
- Handle confidential and non-routine information.
- Provide clerical and administrative support to the Office Manager and all functional heads.
- Act as a replacement Receptionist in the absence of the Office Assistant or Reception staff.
- Monitor the performance and progress of Office and home Drivers and report the same to the Office Manager.
- Occasionally handle confidential and non-routine information.
- Undertake general administrative tasks as required by top management.
- Act as a floating CSR depending on workload.
- Perform other tasks as required by management.
People Management:
- Organize people, information, and other resources.
- Ensure office equipment is maintained and relevant records are up-to-date.
- Ensure all administrative processes work effectively.
Self-Management:
- Achieve the highest levels of proficiency in all required skills for the role.
- Ensure performance goals set by management are met throughout the year.
Minimum Requirements & Key Skills:
- Education: Bachelor’s Degree. Certification in a relevant field is a plus.
- Experience: Prior relevant experience in office management and administration.
- Skills:
- Excellent communication proficiency.
- Willingness to learn and take initiative.
- Strong data entry and documentation skills.
- Ability to follow up and a proactive attitude.
- Ability to work under pressure.
- Proficient in MS Office, email, and tech-savvy.
Language Skills:
- Excellent oral and written communication skills in English.
Job Type: Full-time
Location: Kuwait City
Pay: From KD0.100 per month
How to Apply:
Please use the link to complete the job application form.
You may also email your CV to:
hr@oryx1.com أرسل عبر البريد.
To go to the application page. (Job opportunities for Oryx )
Oryx
ملخص الوظيفة:
نبحث عن شخص منظم وفعال لتقديم الدعم الإداري الشامل للشريك الإداري التنفيذي وكبار المديرين. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن مساعدة الشركة في العمليات اليومية لجميع الأنشطة الإدارية وضمان سير العمليات بسلاسة.
الوظيفة:
مساعد إداري
المسؤوليات الرئيسية:
- مساعدة في العمليات اليومية لجميع الوظائف الإدارية بالشركة.
- إدارة عمليات قسم الإدارة لجميع الشركات التابعة.
- التنسيق مع قسم العلاقات العامة والإشراف على أعماله المتعلقة بتجديد وتحويل تراخيص الشركة، وتسجيل المركبات، ووثائق أفراد العائلة.
- التنسيق مع قسم الشؤون القانونية لضمان استكمال الإجراءات المتعلقة بالتأشيرات والإقامات للموظفين في الوقت المحدد.
- إعداد النماذج التي يجب توقيعها من الإدارة تحت إشراف مدير المكتب.
- الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة لتراخيص الشركة وإقامات الموظفين (إذا لزم الأمر).
- مساعدة في معالجة الوثائق وإعداد التقارير المتعلقة بأنشطة الموظفين مثل الحضور، الساعات الإضافية، الغيابات، وبرامج الموظفين.
- التنسيق والتقارير حول الرحلات التجارية.
- الإشراف على إدارة الوثائق والأرشيفات عبر المساعد الإداري والمساعد المكتبي.
- تقديم تقارير في برامج إدارة المشاريع إلى الإدارة العليا ومتابعة المهام المتأخرة مع الرؤساء الوظيفيين والموظفين.
- الحصول على موافقة الإدارة على الاتفاقيات / المعاملات / المدفوعات كما هو ضروري.
- تقديم الدعم للأسرة والتنسيق مع المكتب.
- التعامل مع ترتيبات السفر عند الحاجة.
- إجراء الأبحاث والتحليل حسب الحاجة.
- التعامل مع المعلومات السرية وغير الروتينية.
- تقديم الدعم الإداري والكتابي لمدير المكتب وجميع الرؤساء الوظيفيين.
- العمل كبديل لوظيفة الاستقبال في حال غياب المساعد المكتبي / موظفي الاستقبال.
- متابعة أداء وتقدم السائقين في المكتب والمنزل وتقديم التقارير اللازمة إلى مدير المكتب.
- في بعض الأحيان، التعامل مع معلومات سرية وغير روتينية.
- أداء المهام الإدارية العامة التي تتطلبها الإدارة العليا.
- أداء دور موظف خدمة العملاء العائم حسب عبء العمل.
- أداء أي مهام أخرى يطلبها المدير.
إدارة الأشخاص:
- تنظيم الأشخاص والمعلومات والموارد الأخرى.
- التأكد من صيانة معدات المكتب والحفاظ على السجلات ذات الصلة محدثة.
- التأكد من أن جميع العمليات الإدارية تعمل بفعالية.
إدارة الذات:
- تحقيق أعلى مستويات الكفاءة في جميع المهارات المطلوبة لأداء الدور.
- ضمان تحقيق الأهداف التي حددتها الإدارة طوال العام.
المتطلبات الأساسية والمهارات الرئيسية:
- المؤهل العلمي: درجة بكالوريوس. شهادة في مجال ذي صلة تعتبر ميزة.
- الخبرة: خبرة سابقة ذات صلة في إدارة المكاتب والإدارة.
- المهارات:
- مهارات تواصل ممتازة.
- رغبة في التعلم والمبادرة.
- مهارات قوية في إدخال البيانات والتوثيق.
- القدرة على المتابعة والمبادرة.
- القدرة على العمل تحت الضغط.
- إجادة استخدام برامج MS Office والبريد الإلكتروني والقدرة على التعامل مع التكنولوجيا.
المهارات اللغوية:
- مهارات شفهية وكتابية ممتازة في اللغة الإنجليزية.
نوع الوظيفة: دوام كامل
الموقع: مدينة الكويت
الراتب: من KD0.100 شهريًا
كيفية التقديم:
يرجى استخدام الرابط لإكمال نموذج طلب الوظيفة.
يمكنك أيضًا إرسال سيرتك الذاتية إلى:
hr@oryx1.com أرسل عبر البريد.
To go to the application page. (Job opportunities for Oryx )