Kuwait Jobs Today: World Health Organization announces new job opportunities. Are you looking for job opportunities in Kuwait? World Health Organization announces the opening of recruitment for many jobs in various specializations in Kuwaiton today's date. These opportunities are available to all nationalities. Learn about the available jobs and how to apply through the following advertisement.
Required jobs in World Health Organization and their details:
Team Assistant
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME
- To ensure that effective WHO country presence is established to implement WHO country cooperation strategies that are aligned with Member State's health and development agendas and harmonized with the United Nations country team.
DESCRIPTION OF DUTIES
The incumbent will perform the following duties:
- Arrange administrative requirements for the country office including visa and protocol arrangements, pouch management, fleet management records, assets maintenance and office running operations.
- Receive, screen and distribute incoming and outgoing correspondence. Make searches, provide background and prepare drafts of correspondence of non-technical nature. follow up on implementation of all administrative actions, ensuring adherence to deadlines and timely response to correspondence and queries.
- Maintain filing systems and ensure easy accessibility and retrieval of records (paperwork and electronic).
- Type, ensuring correctness of language as well as format, and in accordance with WHO Style Guide, correspondence, reports, documents and presentations upon written/verbal instructions, and independently compose correspondence of administrative nature.
- Screen and receive visitors and telephone calls, make appointments, answer queries of and/or redirect visitors and callers.
- Support the organization of meetings, video/teleconferences, workshops, seminars, etc, including typing of documents, presentations, lists of participants. prepare photocopies and files, travel requests, letters of invitation, reservation of meeting rooms and hotel accommodation. Provide secretarial support during meetings.
- Take notes at meetings and provide informal interpretation/translation when required.
- Make necessary arrangements for field visits and duty travel of staff in the unit, consultants and visiting missions. Arrange for ticket and hotel reservations, security clearances, and initiate the travel requests in ERP. Follow up on travel claims and complete logistical and financial arrangements.
- Draft, complete necessary forms, obtain approvals and initiate contractual documentations and submit different transactions in ERP, including procurement of goods and services, and follow up with concerned parties for the receipt of deliverables and finalization of payments.
- Correspond with suppliers to complete the data needed for the creation of Supplier Form in GSM.
- Using ERP, support and initiate aspects of the implementation of country activities, funds for Programme budget levels and financial expenditures, according to the approved country workplan.
- Assist/Replace support staff,and perform other related duties including provision of support to other areas of work and teams as required.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education
- Essential: Completion of secondary education supplemented by secretarial/administrative training.
- Desirable: University degree in business administration or related field is an asset. Training in administrative, office management practices, financial practice, or project administration would be an additional asset.
Experience
- Essential: At least three years of relevant secretarial/ administrative experience
- Desirable: Experience in general administration and support areas in another UN/international organization would be an advantage.
Skills
- Good filing and organizational skills.
- Ability to maintain good working relationships with national and international staff.
- Good knowledge of WHO rules, manuals, practices, procedures and WHO Style Guide as applicable to the secretarial level an asset.
How to apply for jobs
To apply for the aforementioned jobs, you can follow these steps:
- To go to the application page. (Job opportunities for World Health Organization)
- Click on a job title to view details.
- Please click the Easy Apply button at the top of the page.
- Enter the required information in the pop-up screens.
- Click Review to review the form.
Source and additional details
- Job source: The official website of the company
- Posted Date: 23-5-2024 (Please check the date before applying).
- Required Nationalities: All nationalities.
وظائف الكويت اليوم: منظمة الصحة العالمية تعلن عن فرص عمل جديدة. هل تبحث عن فرص عمل في الكويت؟ تعلن منظمة الصحة العالمية عن فتح باب التوظيف للعديد من الوظائف في مختلف التخصصات في الكويت بتاريخ اليوم. وهذه الفرص متاحة لجميع الجنسيات. تعرف على الوظائف المتاحة وكيفية التقديم من خلال الإعلان التالي.
الوظائف المطلوبة في منظمة الصحة العالمية وتفاصيلها:
مساعد الفريق
أهداف البرنامج
- لضمان إنشاء حضور قطري فعال لمنظمة الصحة العالمية لتنفيذ استراتيجيات التعاون القطري لمنظمة الصحة العالمية التي تتماشى مع جداول أعمال الصحة والتنمية للدول الأعضاء ومتسقة مع فريق الأمم المتحدة القطري.
وصف الواجبات
سيقوم شاغل الوظيفة بالمهام التالية:
- ترتيب المتطلبات الإدارية للمكتب القطري بما في ذلك ترتيبات التأشيرات والبروتوكول، وإدارة الحقيبة، وسجلات إدارة الأسطول، وصيانة الأصول وعمليات تشغيل المكاتب.
- استلام وفحص وتوزيع المراسلات الواردة والصادرة. إجراء عمليات البحث وتوفير المعلومات الأساسية وإعداد مسودات المراسلات ذات الطبيعة غير الفنية. متابعة تنفيذ جميع الإجراءات الإدارية، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية والرد في الوقت المناسب على المراسلات والاستفسارات.
- الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات وضمان سهولة الوصول إلى السجلات واسترجاعها (الورقية والإلكترونية).
- الكتابة، مع ضمان صحة اللغة وكذلك التنسيق، ووفقًا لدليل أسلوب منظمة الصحة العالمية، والمراسلات والتقارير والوثائق والعروض التقديمية بناءً على تعليمات مكتوبة / شفهية، وتأليف المراسلات ذات الطبيعة الإدارية بشكل مستقل.
- فحص واستقبال الزوار والمكالمات الهاتفية، وتحديد المواعيد، والإجابة على استفسارات و/أو إعادة توجيه الزوار والمتصلين.
- دعم تنظيم الاجتماعات ومؤتمرات الفيديو/المؤتمرات عن بعد وورش العمل والندوات وما إلى ذلك، بما في ذلك كتابة المستندات والعروض التقديمية وقوائم المشاركين. إعداد النسخ والملفات وطلبات السفر وخطابات الدعوة وحجز قاعات الاجتماعات والإقامة في الفنادق. توفير دعم السكرتارية أثناء الاجتماعات.
- تدوين الملاحظات في الاجتماعات وتوفير الترجمة الشفوية/الترجمة غير الرسمية عند الحاجة.
- اتخاذ الترتيبات اللازمة للزيارات الميدانية وسفر الموظفين في الوحدة والاستشاريين والبعثات الزائرة. الترتيب لحجز التذاكر والفنادق والتصاريح الأمنية وبدء طلبات السفر في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). متابعة مطالبات السفر واستكمال الترتيبات اللوجستية والمالية.
- صياغة النماذج الضرورية واستكمالها والحصول على الموافقات وبدء الوثائق التعاقدية وتقديم المعاملات المختلفة في تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، بما في ذلك شراء السلع والخدمات، والمتابعة مع الأطراف المعنية لاستلام التسليمات وإتمام المدفوعات.
- التواصل مع الموردين لاستكمال البيانات اللازمة لإنشاء نموذج المورد في GSM.
- باستخدام تخطيط موارد المؤسسات، دعم وبدء جوانب تنفيذ الأنشطة القطرية، والأموال اللازمة لمستويات الميزانية البرنامجية والنفقات المالية، وفقًا لخطة العمل القطرية المعتمدة.
- مساعدة/استبدال موظفي الدعم، وأداء الواجبات الأخرى ذات الصلة بما في ذلك تقديم الدعم لمجالات العمل والفرق الأخرى كما هو مطلوب.
المؤهلات المطلوبة
تعليم
- أساسي: إكمال التعليم الثانوي مع استكمال التدريب في مجال السكرتارية/الإدارية.
- مرغوب فيه: تعتبر الشهادة الجامعية في إدارة الأعمال أو المجال ذي الصلة أحد الأصول. سيكون التدريب على الممارسات الإدارية أو ممارسات إدارة المكاتب أو الممارسات المالية أو إدارة المشروع بمثابة رصيد إضافي.
خبرة
- أساسي: ما لا يقل عن ثلاث سنوات من الخبرة السكرتارية / الإدارية ذات الصلة
- مرغوب فيه: ستكون الخبرة في مجالات الإدارة العامة والدعم في منظمة أخرى تابعة للأمم المتحدة/دولية ميزة.
مهارات
- مهارات جيدة في حفظ الملفات والتنظيم.
- القدرة على الحفاظ على علاقات عمل جيدة مع الموظفين الوطنيين والدوليين.
- معرفة جيدة بقواعد منظمة الصحة العالمية وأدلتها وممارساتها وإجراءاتها ودليل أسلوب منظمة الصحة العالمية الذي ينطبق على مستوى السكرتارية.
كيفية التقدم للوظائف
وللتقدم للوظائف المذكورة أعلاه يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- للذهاب إلى صفحة التطبيق. ( فرص عمل لمنظمة الصحة العالمية فرص عمل لمنظمة الصحة العالمية )
- انقر على المسمى الوظيفي لعرض التفاصيل.
- الرجاء الضغط على زر التقديم السهل في أعلى الصفحة.
- أدخل المعلومات المطلوبة في الشاشات المنبثقة.
- انقر فوق مراجعة لمراجعة النموذج.
المصدر وتفاصيل إضافية
- مصدر الوظيفة: الموقع الرسمي للشركة
- تاريخ النشر: 23-5-2024 (يرجى التحقق من التاريخ قبل التقديم).
- الجنسيات المطلوبة: جميع الجنسيات.
.png)
