A private financial institution is seeking a highly motivated and driven candidate to join our team for the opportunities listed below: ↔️
Administrative Coordinator – Archives & Records – Administration Affairs Department
Description
Responsible for maintaining the department's daily records, archiving system.
Responsible for maintaining the department's daily records, archiving system.
Duties & Responsibilities
- Monitor and oversee daily operations for the file-keeping department, including receiving and distributing mail and correspondence to relevant individuals or departments.
- Monitor file and record-keeping systems, applying procedures related to record search processes, retention, or disposal.
- Retain old records for company correspondence, contracts, annual reports, and any other relevant documents in accordance with document retention regulations.
- Participate in the automated archive program for a series of specified records to be preserved permanently, including organizing, preserving, and finding means to do so.
- Coordinate and monitor the company's mail distribution process, implementing related procedures to improve efficiency and identify technological requirements, as well as implementing necessary changes.
- Direct new administrative representatives according to a daily schedule for receiving and sending company mail or performing any tasks related to government entities.
- Supervise activities in the secured room, including preserving or retrieving any new documents from agreements, contracts, and stock certificates as per each department.
- Perform ad-hoc and other duties related to the job as assigned by management.
Officer/Senior Officer – Services – Administration Affairs Department
Description
Responsible for providing administrative support to employees by providing efficient and effective administrative services including but not limited to procurement management, mobile services, transportation, property, and security management.
Responsible for providing administrative support to employees by providing efficient and effective administrative services including but not limited to procurement management, mobile services, transportation, property, and security management.
Duties & Responsibilities
- Executing purchasing operations, liaising with suppliers, assessing their performance, ensuring their adherence to commitments, and applying quality standards in purchasing activities.
- Engaging with companies to request and analyze various price offers to select the most suitable one.
- Drafting and monitoring contracts to ensure compliance with their terms.
- Preparing and issuing purchase orders, registering assets, and fulfilling departmental material and service requirements.
- Following up on invoices and payments to ensure accuracy.
- Managing the renewal and issuance of licenses and documents through various ministries and agencies.
- Performing archival duties, organizing, and preserving documents, and classifying them according to established procedures.
- Maintaining the public register, including recording, and tracking incoming and outgoing correspondence.
- Assisting and supporting colleagues, and performing any tasks as needed based on work requirements.
Officer /Senior Officer – Settlements Department
Description
Responsible for the implementation, verification, and authorization activities with respect to company operations including: money market operations, capital markets operations, foreign exchange, payment processing, and loan processing.
Responsible for the implementation, verification, and authorization activities with respect to company operations including: money market operations, capital markets operations, foreign exchange, payment processing, and loan processing.
Duties & Responsibilities
- Responsible for assisting in the settlement's activities with respect to the money market, capital markets, foreign exchange, payment processing, and loan processing, as well as opening and managing company bank accounts and providing authorized signatories details of the company to banks.
- Ensure the preparation, input, verification, and authorization of fund transfer instructions for Treasury, capital market, DID, Loans, and administration Dept. to and from the Nostro accounts, to and from the custodian and counterparties, (both internal and external) using the SWIFT system and online electronic banking system.
- Ensure all the documents of authorized signatories for local, regional, and global banks are kept and maintained as per the set policies. Also, direct and prepare all forms and documents for approval.
- Prepare all forms and documents for approval of the authorized signatories of the company in accordance with company policies.
- Coordinate and communicate with banks, financial institutions, and competitive entities about opening of accounts and with respect to conventions relating to the company's trading and banking accounts.
- Handle investigations in irregularities, outstanding account issues, and disputes that may occur, to ensure finding appropriate solutions.
- Coordinate with the IT department to maintain and ensure that the system enhancements are implemented on the system.
- Coordinate with the internal and external auditors by providing the required documents and the necessary information to complete the audit process.
Applicants with above qualifications, kindly register and apply online, at:
WWW.JOBSKW.INFO Last day for applying will be on Thursday February 6, 2025 Priority will be given to Kuwait Nationals
تبحث مؤسسة مالية خاصة عن مرشح متحمس وذو دافع كبير للانضمام إلى فريقنا للفرص المدرجة أدناه:
منسق إداري - الأرشيف والسجلات - إدارة الشؤون الإدارية
الوصف
المسؤول عن صيانة السجلات اليومية للقسم ونظام الأرشفة.
الواجبات والمسؤوليات
- مراقبة والإشراف على العمليات اليومية لقسم حفظ الملفات، بما في ذلك استلام وتوزيع البريد والمراسلات إلى الأفراد أو الأقسام ذات الصلة.
- مراقبة أنظمة حفظ الملفات والسجلات، وتطبيق الإجراءات المتعلقة بعمليات البحث عن السجلات، أو الاحتفاظ بها، أو التخلص منها.
- الاحتفاظ بالسجلات القديمة لمراسلات الشركة والعقود والتقارير السنوية وأية مستندات أخرى ذات صلة وفقًا لأنظمة الاحتفاظ بالوثائق.
- المشاركة في برنامج الأرشيف الآلي لسلسلة من السجلات المحددة التي يجب الحفاظ عليها بشكل دائم، بما في ذلك تنظيمها وحفظها وإيجاد الوسائل للقيام بذلك.
- تنسيق ومراقبة عملية توزيع البريد للشركة، وتنفيذ الإجراءات ذات الصلة لتحسين الكفاءة وتحديد المتطلبات التكنولوجية، فضلاً عن تنفيذ التغييرات اللازمة.
- توجيه الممثلين الإداريين الجدد وفق جدول يومي لاستلام وإرسال بريد الشركة أو أداء أي مهام تتعلق بالجهات الحكومية.
- الإشراف على الأنشطة في الغرفة المؤمنة، بما في ذلك حفظ أو استرجاع أي مستندات جديدة من الاتفاقيات والعقود وشهادات الأسهم حسب كل قسم.
- أداء المهام المخصصة وغيرها من المهام المتعلقة بالوظيفة حسب ما يتم تعيينه من قبل الإدارة.
موظف/موظف أول - الخدمات - إدارة الشؤون الإدارية
الوصف
مسؤول عن تقديم الدعم الإداري للموظفين من خلال تقديم خدمات إدارية فعالة وناجحة بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر إدارة المشتريات والخدمات المتنقلة والنقل والممتلكات وإدارة الأمن.
الواجبات والمسؤوليات
- تنفيذ عمليات الشراء والتواصل مع الموردين وتقييم أدائهم والتأكد من التزامهم بالالتزامات وتطبيق معايير الجودة في أنشطة الشراء.
- التواصل مع الشركات لطلب وتحليل عروض الأسعار المختلفة لاختيار العرض الأنسب.
- صياغة العقود ومراقبتها للتأكد من الالتزام بشروطها.
- إعداد وإصدار أوامر الشراء، وتسجيل الأصول، وتلبية متطلبات المواد والخدمات الإدارية.
- متابعة الفواتير والمدفوعات للتأكد من دقتها.
- إدارة تجديد وإصدار التراخيص والوثائق من خلال الوزارات والهيئات المختلفة.
- القيام بمهام الأرشفة وتنظيم الوثائق وحفظها وتصنيفها وفق الإجراءات المتبعة.
- صيانة السجل العام، بما في ذلك تسجيل وتتبع المراسلات الواردة والصادرة.
- مساعدة ودعم الزملاء، وأداء أي مهام حسب الحاجة بناءً على متطلبات العمل.
موظف/موظف أول - قسم التسويات
الوصف
المسؤول عن أنشطة التنفيذ والتحقق والترخيص فيما يتعلق بعمليات الشركة بما في ذلك: عمليات سوق المال، وعمليات أسواق رأس المال، والنقد الأجنبي، ومعالجة المدفوعات، ومعالجة القروض.
الواجبات والمسؤوليات
- المسؤول عن المساعدة في أنشطة التسوية فيما يتعلق بسوق المال وأسواق رأس المال والصرف الأجنبي ومعالجة المدفوعات ومعالجة القروض، بالإضافة إلى فتح وإدارة الحسابات المصرفية للشركة وتوفير تفاصيل الموقعين المعتمدين للشركة للبنوك.
- ضمان إعداد وإدخال والتحقق والموافقة على تعليمات تحويل الأموال إلى الخزانة وسوق رأس المال ودائرة التنمية الاقتصادية والقروض والإدارة من وإلى حسابات نوسترو، ومن وإلى الوصي والأطراف المقابلة (سواء الداخلية والخارجية) باستخدام نظام سويفت ونظام الخدمات المصرفية الإلكترونية عبر الإنترنت.
- التأكد من حفظ جميع مستندات المفوضين بالتوقيع للبنوك المحلية والإقليمية والعالمية وصيانتها وفقًا للسياسات المحددة. كما يقوم بتوجيه وإعداد جميع النماذج والمستندات للموافقة عليها.
- إعداد كافة النماذج والمستندات للموافقة عليها من قبل المخولين بالتوقيع في الشركة وفقا لسياسات الشركة.
- التنسيق والتواصل مع البنوك والمؤسسات المالية والجهات المنافسة بشأن فتح الحسابات وبما يتوافق مع الاتفاقيات المتعلقة بحسابات الشركة التجارية والمصرفية.
- القيام بالتحقيقات في المخالفات وقضايا الحسابات العالقة والنزاعات التي قد تحدث، لضمان إيجاد الحلول المناسبة.
- التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات للحفاظ على النظام والتأكد من تنفيذ التحسينات عليه.
- التنسيق مع المراجعين الداخليين والخارجيين من خلال توفير الوثائق المطلوبة والمعلومات اللازمة لإتمام عملية التدقيق.
المتقدمين الحاصلين على المؤهلات المذكورة أعلاه، يرجى التسجيل والتقديم عبر الإنترنت على:
WWW.JOBSKW.INFO آخر يوم للتقديم سيكون يوم الخميس 6 فبراير 2025، الأولوية للمواطنين الكويتيين
