Executive Secretary
↔️
Company: الجمعية الكويتية للدسلكسيا (Kuwait Dyslexia Association)
We are seeking a highly organized and detail-oriented
Executive Secretary to join our team. The Executive Secretary will play a key role in supporting the executive team and ensuring smooth daily operations by coordinating events, managing communications, and assisting with a wide range of administrative tasks. The ideal candidate will possess excellent organizational skills, a proactive attitude, and the ability to maintain confidentiality and professionalism in all interactions.
Key Responsibilities:
- Collaborate with internal and external stakeholders to assist in organizing events, conferences, and business functions.
- Create, proofread, and edit various documents, including memos, reports, and presentations, ensuring accuracy and professionalism.
- Coordinate events, conferences, and functions by liaising with both internal teams and external partners, ensuring smooth execution.
- Support the executive team by efficiently managing calendars, scheduling meetings, and organizing travel arrangements.
- Craft and refine documents with meticulous attention to detail, ensuring they meet the organization's communication standards.
- Handle sensitive information with discretion and maintain confidentiality in all aspects of the role.
Skills & Qualifications:
- Effective Communication: Excellent verbal and written communication skills, capable of drafting professional correspondence, preparing reports, and liaising with stakeholders clearly and diplomatically.
- Problem-Solving Abilities: Ability to identify challenges and implement creative solutions, using strong analytical skills and attention to detail to enhance efficiency.
- Calendar and Meeting Coordination: Skilled in organizing complex calendars, scheduling meetings, and managing multiple priorities to ensure smooth workflow.
- Proficiency in Office Software: Proficient in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and able to quickly adapt to new collaboration tools.
- Cross-Team Collaboration: Strong team player, able to build constructive partnerships and assist in fostering a cooperative and efficient workplace.
- High Level of Discretion and Integrity: Ability to manage sensitive information responsibly and with confidentiality.
- Time Management: Exceptional organizational and time-management skills, with the ability to meet deadlines in a fast-paced environment.
- Fluent in English: Excellent command of English, both written and spoken, is essential.
Additional Skills & Attributes:
- Ability to work independently, manage multiple tasks simultaneously, and remain calm under pressure.
- Experience in office administration, event coordination, or executive support is a plus.
- Strong attention to detail and a commitment to excellence in all tasks.
This is a dynamic role where your organizational expertise and communication skills will be essential to the success of the executive team and the smooth operation of the organization. If you're a proactive and highly efficient individual looking to make a meaningful impact, we invite you to apply!
To go to the application page. (Job opportunities for Kuwait Dyslexia Association )
سكرتير تنفيذي
الشركة: الجمعية الكويتية للدسلكسيا
نحن نبحث عن
سكرتير تنفيذي منظم ودقيق للانضمام إلى فريقنا. سيلعب السكرتير التنفيذي دورًا مهمًا في دعم الفريق التنفيذي وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة من خلال تنسيق الفعاليات، إدارة الاتصالات، والمساعدة في مجموعة واسعة من المهام الإدارية. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات تنظيمية ممتازة، ومرونة في التعامل مع المواقف، والقدرة على الحفاظ على السرية والمهنية في جميع التفاعلات.
المسؤوليات الرئيسية:
- التعاون مع الأطراف الداخلية والخارجية للمساعدة في تنظيم الفعاليات، المؤتمرات، والوظائف التجارية.
- إنشاء، تدقيق، وتحرير المستندات المختلفة مثل المذكرات، التقارير، والعروض التقديمية، مع ضمان الدقة والمهنية.
- تنسيق الفعاليات، المؤتمرات، والوظائف من خلال التواصل مع الفرق الداخلية والشركاء الخارجيين لضمان سير العمل بشكل سلس.
- دعم الفريق التنفيذي من خلال إدارة الجداول الزمنية، وتحديد مواعيد الاجتماعات، وتنظيم ترتيبات السفر بشكل فعال.
- صياغة وتنقيح الوثائق بعناية فائقة مع الالتزام بمعايير الاتصال الخاصة بالمنظمة.
- التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية عالية وضمان الحفاظ على الخصوصية في جميع جوانب العمل.
المهارات والمؤهلات:
- التواصل الفعّال: مهارات كتابة وتحدث ممتازة، مع القدرة على صياغة المراسلات المهنية، إعداد التقارير، والتواصل مع الأطراف المعنية بوضوح ولباقة.
- قدرات حل المشكلات: القدرة على تحديد التحديات وتنفيذ حلول إبداعية، باستخدام مهارات التحليل والانتباه للتفاصيل لتعزيز الكفاءة.
- تنسيق الجداول والاجتماعات: مهارات تنظيم الجداول المعقدة، تحديد مواعيد الاجتماعات، وإدارة الأولويات المتعددة لضمان سير العمل بسلاسة.
- إجادة برامج المكتب: إجادة استخدام مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) والقدرة على التكيف بسرعة مع أدوات التعاون الجديدة.
- التعاون بين الفرق: قدرة قوية على العمل ضمن الفريق وبناء شراكات بناءة والمساعدة في تعزيز بيئة عمل تعاونية وفعالة.
- السرية والنزاهة: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية كبيرة.
- إدارة الوقت: مهارات تنظيم وإدارة وقت استثنائية، مع القدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة.
- إجادة اللغة الإنجليزية: إجادة تامة للغة الإنجليزية كتابة وقراءة ومحادثة.
المهارات والسمات الإضافية:
- القدرة على العمل بشكل مستقل، إدارة المهام المتعددة في وقت واحد، والبقاء هادئًا تحت الضغط.
- الخبرة في الإدارة المكتبية، تنسيق الفعاليات، أو دعم الفريق التنفيذي تعتبر ميزة إضافية.
- اهتمام قوي بالتفاصيل والالتزام بالتميز في جميع المهام.
إذا كنت شخصًا نشطًا ومنظمًا ذو مهارات تواصل ممتازة وترغب في تحقيق تأثير إيجابي في فريقنا، ندعوك للتقديم والانضمام إلى فريقنا المتعاون!
To go to the application page. (Job opportunities for Kuwait Dyslexia Association )