معلومات عن المؤسسة:
Kuwait Jobs Today: United Nations Office for Project Services announces new job opportunities. Are you looking for job opportunities in Kuwait? United Nations Office for Project Services announces the opening of recruitment for many jobs in various specializations in Kuwaiton today's date. These opportunities are available to all nationalities. Learn about the available jobs and how to apply through the following advertisement.↔️
في البداية تعلن مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع عن فتح باب التوظيف لعدد من الوظائف الشاغرة في مختلف التخصصات. إذا كنت تبحث عن فرص عمل في الكويت فإليك التفاصيل:
Administrative Assistant
Responsibilities:
Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties:
(These duties are generic and may not be carried out by all Administrative Assistants.)
General Administration:
• Under the direct supervision of the Deputy Chief of KJSO, the incumbent prepares accurate and timely correspondence and forms in Arabic and English to relevant government Ministries and Agencies on matters that include but are not limited to visas, residency permits, and driving licenses.
• Liaises between staff and relevant government offices on protocol matters, e.g., visas, residency permits, driving permits, etc.; provides support in organizing visits for high-level delegations; assists with accreditation procedures; interprets between Arabic and English as and when required.
• Provides accurate and timely English and Arabic translation for all official documents and correspondences for the office; drafts outgoing letters, faxes, and other official correspondence for the review of the Deputy Chief and manages all incoming official correspondence for the Office of the Chief.
• Performs other related administrative duties, as required, e.g., prepares, processes, and follows-up on administrative arrangements and forms related to the official travel of staff; monitoring accounts and payments to vendors and individual contractors for services; physical space planning; identification of office technology needs and maintenance of equipment, software, and systems; organizing and coordinating administrative arrangements for seminars, conferences, and translations.
• Ensures effective and efficient functioning of the O/CKJSO by maintaining contact with visitors and staff; arranges appointments and meetings, including meeting room reservations, compiling and preparing briefing and presentation material, background information, and documentation for meetings. Supports the office with leave monitoring and maintaining leave and absences.
• Maintains an up-to-date filing system (both paper and electronic) ensuring the safekeeping of confidential materials.
• Prepares and processes all UN forms and permissions for contractual and work Unit, Section, or Service UN staff, including UN grounds passes, property passes, UN parking permits, swipe-card access, and door keys.
• Coordinates extensively with other units and liaises frequently with staff from these Units.
• Assists in the preparation of budget performance submissions.
• Assists in preparing statistical tables and standard financial reports.
Human Resources Management:
• Initiates, processes, monitors, reviews, and follows-up on actions related to the administration of the unit's human resource activities, e.g., recruitment, placement, relocation, promotion, performance appraisal, job classification reviews, separation, training, etc., ensuring consistency in the application of regulations and procedures.
• Enters and maintains administrative data and records for time and attendance, performance appraisal, etc., in electronic information systems.
• Reviews entitlements-related claims and reports.
• Provides advice and guidance to staff with respect to administrative procedures, processes, and practices, liaising with central administrative services as necessary.
مساعد إداري
المسؤوليات:
ضمن الصلاحيات المفوضة، سيكون مساعد الإداري مسؤولًا عن الواجبات التالية:
(هذه الواجبات عامة وقد لا يتم تنفيذها من قبل جميع المساعدين الإداريين.)
الإدارة العامة:
• تحت الإشراف المباشر لنائب رئيس قسم KJSO، يقوم الموظف بإعداد المراسلات والنماذج بدقة وفي الوقت المناسب باللغة العربية والإنجليزية للوزارات والوكالات الحكومية المعنية في الأمور التي تشمل ولكن لا تقتصر على التأشيرات وتصاريح الإقامة ورخص القيادة.
• التنسيق بين الموظفين والمكاتب الحكومية المعنية في الأمور البروتوكولية، مثل التأشيرات وتصاريح الإقامة ورخص القيادة، وما إلى ذلك؛ يقدم الدعم في تنظيم الزيارات للوفود رفيعة المستوى؛ يساعد في إجراءات الاعتماد؛ يترجم بين العربية والإنجليزية عند الحاجة.
• تقديم ترجمة دقيقة وفي الوقت المناسب من الإنجليزية إلى العربية لجميع الوثائق والمراسلات الرسمية للمكتب؛ صياغة الرسائل الصادرة، الفاكسات، والمراسلات الرسمية الأخرى لمراجعة نائب رئيس القسم، وإدارة جميع المراسلات الرسمية الواردة لمكتب الرئيس.
• أداء واجبات إدارية أخرى ذات صلة حسب الحاجة، مثل إعداد ومعالجة ومتابعة الترتيبات الإدارية والنماذج المتعلقة بالسفر الرسمي للموظفين؛ متابعة الحسابات والمدفوعات للموردين والمتعاقدين الأفراد مقابل الخدمات؛ تخطيط المساحات المادية؛ تحديد احتياجات التكنولوجيا في المكتب وصيانة المعدات والبرمجيات والأنظمة؛ تنظيم وتنسيق الترتيبات الإدارية للندوات والمؤتمرات والترجمات.
• ضمان التشغيل الفعال والكفء لمكتب O/CKJSO من خلال الحفاظ على الاتصال بالزوار والموظفين؛ تنظيم المواعيد والاجتماعات، بما في ذلك حجز قاعات الاجتماعات، وتجميع وتحضير المواد التوجيهية والعروض التقديمية، والمعلومات الخلفية والوثائق الخاصة بالاجتماعات. دعم المكتب في متابعة الإجازات وصيانة الإجازات والغيابات.
• الحفاظ على نظام حفظ الملفات المحدث (ورقيًا وإلكترونيًا) وضمان حفظ المواد السرية.
• إعداد ومعالجة جميع نماذج وتصاريح الأمم المتحدة للموظفين العاملين في الوحدة أو القسم أو الخدمة، بما في ذلك تصاريح المرور للأمم المتحدة، تصاريح الممتلكات، تصاريح مواقف السيارات للأمم المتحدة، بطاقات الدخول ومفاتيح الأبواب.
• التنسيق بشكل مكثف مع الوحدات الأخرى والتواصل المتكرر مع موظفي هذه الوحدات.
• المساعدة في إعداد طلبات أداء الميزانية.
• المساعدة في إعداد الجداول الإحصائية والتقارير المالية القياسية.
إدارة الموارد البشرية:
• بدء ومعالجة ومتابعة الأعمال المتعلقة بإدارة أنشطة الموارد البشرية في الوحدة، مثل التوظيف، التعيين، الانتقال، الترقية، تقييم الأداء، مراجعات تصنيف الوظائف، الفصل، التدريب، وما إلى ذلك، مع ضمان التناسق في تطبيق اللوائح والإجراءات.
• إدخال البيانات الإدارية والحفاظ عليها للساعات والحضور، وتقييم الأداء، وما إلى ذلك، في الأنظمة الإلكترونية.
• مراجعة المطالبات والتقارير المتعلقة بالاستحقاقات.
• تقديم المشورة والإرشاد للموظفين بشأن الإجراءات الإدارية والعمليات والممارسات، والتنسيق مع الخدمات الإدارية المركزية حسب الحاجة.
كيفية التقدم للوظائف
للتقديم على الوظائف المذكورة أعلاه يمكنك إتباع الخطوات التالية:
- للانتقال إلى صفحة التقديم. ( مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع في الكويت)
- انقر على عنوان الوظيفة لعرض التفاصيل.
- الرجاء الضغط على زر "التقديم السهل" الموجود في أعلى الصفحة.
- أدخل المعلومات المطلوبة في الشاشات المنبثقة.
- انقر فوق "مراجعة" لمراجعة النموذج.
فرص عمل جديدة تنتظرك
إذا لم تجد ما يناسبك هنا، يمكنك العثور على المزيد من الوظائف وفرص العمل المتاحة عبر هذا الرابط: وظائف الكويت اليوم
معلومات إضافية:
- مصدر الوظائف: مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع
- تاريخ النشر: ٢٣/١/٢٠٢٥
- الجنسيات المطلوبة: جميع الجنسيات
- رابط التقديم: اضغط هنا
Company Information:
Company Information (in English)
announces the opening of job opportunities in various specializations. If you're looking for job opportunities in Kuwait, here are the details:
Enter job posting text here (in English)...
How to Apply for Jobs
To apply for the positions mentioned above, you can follow these steps:
- Go to the application page. ( in Kuwait)
- Click on the job title to view details.
- Please click on the "Easy Apply" button at the top of the page.
- Enter the required information in the pop-up screens.
- Click "Review" to review the form.
New Job Opportunities Await You
If you didn't find what suits you here, you can find more jobs and work opportunities available through this link: Kuwait Jobs Today
Additional Information:
- Job Source: Jobs Kuwait Today
- Publication Date: 1/23/2025
- Required Nationalities: All Nationalities
- Application Link: Click here