Job Title: Secretary for Kuwaiti (Male only)
↔️
We are looking for an experienced Secretary to provide administrative support and ensure the smooth functioning of our office operations. This role requires a detail-oriented, highly organized individual with excellent communication and multitasking abilities to assist in various clerical tasks.
Key Responsibilities:
Administrative Support:
- Answer and direct phone calls, take messages, and handle inquiries.
- Schedule meetings and appointments for executives or managers.
- Organize and maintain office files, both physical and digital.
- Prepare and process documents, reports, and presentations.
- Handle incoming and outgoing mail, packages, and emails.
Correspondence Management:
- Draft, proofread, and edit letters, memos, and emails.
- Maintain and update contact lists and databases.
Scheduling and Calendar Management:
- Coordinate meetings, conferences, and events.
- Book travel arrangements and accommodations as required.
Record Keeping and Filing:
- Organize and maintain filing systems, both physical and electronic.
- Manage confidential information and documents with discretion.
General Clerical Tasks:
- Perform routine office duties, such as photocopying, faxing, scanning, and typing.
- Assist with data entry and database management.
- Manage office procedures to ensure efficiency and organization.
Customer and Client Service:
- Greet visitors, determine their needs, and direct them to the appropriate person or department.
- Provide customer service, offering information and assistance when necessary.
Financial Support:
- Assist with invoicing, billing, or other basic financial tasks as required.
- Track office expenses and manage petty cash.
Required Skills and Qualifications:
- High school diploma or equivalent; additional qualification as a Secretary or Administrative Assistant is a plus.
- Proven experience as a Secretary or in another administrative role.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Strong organizational and time-management skills.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Ability to work independently and as part of a team.
- Attention to detail and problem-solving ability.
- Professional appearance and attitude.
How to Apply:
Interested candidates should submit their resume and a cover letter outlining their qualifications and experience to:
kuwaitjobs668@gmail.com أرسل عبر البريد.
فرصة عمل: سكرتير كويتي (ذكور فقط)
نحن نبحث عن سكرتير ذو خبرة لتقديم الدعم الإداري وضمان سير عمل العمليات المكتبية بشكل سلس. تتطلب هذه الوظيفة شخصًا منظمًا للغاية، يمتلك مهارات تواصل ممتازة وقدرة على تعدد المهام لتنفيذ مختلف الأعمال الإدارية.
المسؤوليات الرئيسية:
الدعم الإداري:
- الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، وتسجيل الرسائل، والتعامل مع الاستفسارات.
- تحديد مواعيد الاجتماعات والمقابلات للمسؤولين.
- تنظيم وحفظ الملفات المكتبية، سواء كانت ورقية أو رقمية.
- إعداد ومعالجة الوثائق والتقارير والعروض التقديمية.
- التعامل مع البريد الوارد والصادر، وكذلك الطرود والبريد الإلكتروني.
إدارة المراسلات:
- كتابة، تدقيق، وتحرير الرسائل والمذكرات والبريد الإلكتروني.
- الحفاظ على تحديث قوائم الاتصال وقواعد البيانات.
إدارة الجدول الزمني والتقويم:
- تنسيق الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات.
- حجز ترتيبات السفر والإقامة عند الحاجة.
حفظ السجلات والأرشفة:
- تنظيم وصيانة أنظمة الأرشفة، سواء كانت ورقية أو إلكترونية.
- إدارة المعلومات والوثائق السرية مع الحفاظ على السرية التامة.
المهام الإدارية العامة:
- أداء المهام المكتبية الروتينية مثل النسخ، الفاكس، المسح الضوئي، والطباعة.
- المساعدة في إدخال البيانات وإدارة قواعد البيانات.
- إدارة إجراءات المكتب لضمان الكفاءة والتنظيم.
خدمة العملاء والعملاء:
- استقبال الزوار، تحديد احتياجاتهم، وتوجيههم إلى الشخص أو القسم المناسب.
- تقديم خدمات العملاء، وتوفير المعلومات والمساعدة عند الحاجة.
الدعم المالي:
- المساعدة في الفوترة، الفواتير، أو المهام المالية الأساسية حسب الحاجة.
- تتبع نفقات المكتب وإدارة المصروفات الصغيرة.
المهارات والمؤهلات المطلوبة:
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ مؤهل إضافي كـ سكرتير أو مساعد إداري يُعتبر ميزة.
- خبرة مثبتة كـ سكرتير أو في دور إداري آخر.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
- مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية.
- مهارات تواصل شفهي وكتابي ممتازة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من الفريق.
- الانتباه للتفاصيل والقدرة على حل المشكلات.
- مظهر وسلوك مهني.
طريقة التقديم:
يرجى إرسال السيرة الذاتية وخطاب تقديم يوضح المؤهلات والخبرات إلى:
kuwaitjobs668@gmail.com أرسل عبر البريد.