A company operating in the heavy industries sector is hiring an employee in the company’s administrative department through the following advertisement: ↔️
Administrative Assistant
Job Description
Purpose and Scope
- Provides a complete secretarial/clerical service including office management, time management, correspondence and clerical responsibilities. Key Responsibilities
- Provides a professional administrative/secretarial service, routing callers and correspondences as necessary and taking initiative in drafting and finalizing replies where appropriate to ensure that all matters are dealt with efficiently and appropriately
- Acts as first point of contact for both internal and external visitors wishing to contact the direct Manager to filter and schedule visits.
- Provides a time management/diary service for the direct Manager to ensure effective use of time and attendance at all meetings at the appointed times
- Co-ordinates and facilitates the reception and logistical arrangements for visiting VIPs and dignitaries, ensuring observance of protocol and sensitivity to cultural aspects
- Makes travel arrangements in a time-effective way, including arranging complex itineraries / venues, ensuring most effective use of time
- Makes arrangements for meetings, including booking venue, ensuring all participants are aware of timing, adequate supplies of stationery are available and may attend meeting as minute’s secretary
- Maintains records/files, replenishes stationery and arranges servicing of office equipment to ensure the direct Manager can function effectively and with minimum disruption
- Performs other duties in line with scope of work and as instructed by the direct manager
- Works according to well-defined procedures, clearly set precedents or vocational standards and completed assignments are subject to review by supervisor.
Skills
- Minimum 3 years of Related Experience
- Language Skills: English, Arabic
Apply for the job through the following link 👇👇👇👇
مساعد اداري
المسمى الوظيفي
الغرض والنطاق
- توفير خدمات سكرتارية/كتابية كاملة بما في ذلك إدارة المكتب وإدارة الوقت والمراسلات والمسؤوليات الكتابية. المسؤوليات الرئيسية
- توفير خدمة إدارية/سكرتارية احترافية، وتوجيه المتصلين والمراسلات حسب الضرورة واتخاذ المبادرة في صياغة الردود وإنهائها عند الاقتضاء لضمان التعامل مع جميع الأمور بكفاءة وبشكل مناسب
- يعمل كنقطة اتصال أولى للزوار الداخليين والخارجيين الراغبين في الاتصال بالمدير المباشر لتصفية الزيارات وتحديد مواعيدها.
- توفير خدمة إدارة الوقت/اليوميات للمدير المباشر لضمان الاستخدام الفعال للوقت والحضور في جميع الاجتماعات في الأوقات المحددة
- يقوم بتنسيق وتسهيل ترتيبات الاستقبال والترتيبات اللوجستية لكبار الشخصيات والزوار، وضمان مراعاة البروتوكول والحساسية تجاه الجوانب الثقافية
- يقوم بترتيبات السفر بطريقة فعالة من حيث الوقت، بما في ذلك ترتيب برامج السفر/الأماكن المعقدة، وضمان الاستخدام الأكثر فعالية للوقت
- يقوم بترتيبات الاجتماعات، بما في ذلك حجز المكان، والتأكد من أن جميع المشاركين على علم بالتوقيت، وتوافر الإمدادات الكافية من القرطاسية، وقد يحضرون الاجتماع كسكرتير محضر
- يحافظ على السجلات/الملفات، ويجدد القرطاسية ويرتب صيانة معدات المكتب لضمان قدرة المدير المباشر على العمل بشكل فعال وبأقل قدر من الانقطاع
- يؤدي واجبات أخرى بما يتماشى مع نطاق العمل ووفقًا لتعليمات المدير المباشر
- يعمل وفقًا لإجراءات محددة جيدًا وسوابق أو معايير مهنية محددة بوضوح والمهام المكتملة تخضع للمراجعة من قبل المشرف.
مهارات
- الحد الأدنى 3 سنوات من الخبرة ذات الصلة
- المهارات اللغوية: الانجليزية والعربية
.png)
