Position: Purchase Manager
↔️
Company: Chocomelt
Function:
The Purchase Manager is responsible for managing the group’s purchasing activities, ensuring that all purchase requests are processed in a timely and cost-effective manner. This role includes negotiating and sourcing products and services while managing vendors and suppliers to ensure performance aligns with the organization’s requirements.
Primary Duties & Responsibilities:
- Implement purchasing programs, policies, and procedures to meet the organization’s requirements.
- Possess good knowledge of inventory management and expertise in inventory management software (Oracle Fusion and Hospitality) & Microsoft Office.
- Maintain an expiry track sheet and communicate with the relevant department prior to expiry.
- Responsible for cost-saving measures related to the Cost of Goods Sold.
- Supervise the GCC team on purchasing functions.
- Manage purchasing and stocking of all food materials, printing, non-food items, and packaging for all company restaurants.
- Understand tax implications related to exports and imports.
- Continuously evaluate products, services, and vendors for improvement and sourcing best value products.
- Support the finance team with supplier reconciliation queries.
- Identify and develop reliable sources of supply.
- Organize adequate storage for perpetual inventory items and implement corporate policies to maximize cost-effectiveness.
- Process purchase requests from departments.
- Ensure physical stock takes are conducted as scheduled.
- Oversee the inventory module, review purchase orders, and store processes.
- Establish standard purchasing specifications.
- Maintain adequate record-keeping and issuance procedures.
- Protect inventories from waste, spoilage, and theft.
- Purchase the correct goods and materials at competitive prices and appropriate quantities.
- Provide regular reports on purchased goods and inventory levels for effective future purchasing.
- Update and maintain all necessary documents with confidentiality while ensuring easy accessibility.
- Travel as per management plans to participate in fairs, exhibitions, etc.
- Manage shipping companies with a fair knowledge of logistics and bank documentation.
- Maintain effective MIS and generate reports desired by management.
- Stay updated on marketplace trends, innovations, and value.
- Perform any other duties assigned by the direct line manager.
Skills:
- Basic understanding of accounting and negotiation with the ability to perform routine purchase transactions.
- Good knowledge of inventory management and expertise in inventory software & Microsoft Office.
- Ability to analyze financial data and prepare stock reports, statements, and projections.
- Skills to maintain all accounting and procurement filing systems/documentation.
- Knowledge of customs and clearance.
Qualifications:
- Bachelor’s Degree in Commerce.
- 5 years of related experience, with at least 2 years in a managerial role.
المسمى الوظيفي: مدير مشتريات
الشركة: شوكوميلت
الوظيفة:
مدير المشتريات مسؤول عن إدارة أنشطة الشراء في المجموعة، وضمان معالجة جميع طلبات الشراء بشكل timely وبتكلفة فعالة. تشمل هذه الوظيفة التفاوض وتوريد المنتجات والخدمات وإدارة الموردين لضمان الأداء وفقاً لمتطلبات المنظمة.
المسؤوليات الرئيسية:
- تنفيذ برامج وسياسات وإجراءات الشراء لتلبية متطلبات المنظمة.
- المعرفة الجيدة بإدارة المخزون وخبرة في استخدام برامج إدارة المخزون (Oracle Fusion و Hospitality) وMicrosoft Office.
- الحفاظ على جدول تتبع انتهاء الصلاحية والتواصل مع القسم المعني قبل انتهاء الصلاحية.
- المسؤولية عن تدابير توفير التكاليف المتعلقة بتكلفة السلع المباعة.
- الإشراف على فريق دول مجلس التعاون الخليجي في وظائف الشراء.
- إدارة شراء وتخزين جميع المواد الغذائية والطباعة والسلع غير الغذائية والتعبئة لجميع مطاعم الشركة.
- فهم الآثار الضريبية المتعلقة بالصادرات والواردات.
- تقييم المنتجات والخدمات والموردين باستمرار لتحديد التحسينات وتوريد المنتجات التي تقدم أفضل قيمة.
- دعم الفريق المالي في استفسارات تسوية الموردين.
- تحديد وتطوير مصادر موثوقة للإمداد.
- تنظيم التخزين المناسب لجميع عناصر المخزون الدائم وتنفيذ السياسات والمنتجات والمبادرات المؤسسية لزيادة الكفاءة في التكاليف.
- معالجة طلبات الشراء من الأقسام.
- ضمان إجراء جرد فعلي وفقاً للجدول الزمني.
- المسؤولية عن وحدة المخزون، مراجعة أوامر الشراء، وعمليات التخزين.
- تحديد مواصفات شراء قياسية.
- إنشاء إجراءات كافية لحفظ السجلات والإصدار.
- حماية المخزونات من الهدر والتلف والسرقة.
- شراء السلع والمواد الصحيحة بأسعار تنافسية وكميات مناسبة.
- تقديم تقارير دورية عن السلع المشتراة ومستويات المخزون للسماح بشراء أكثر فعالية في المستقبل.
- تحديث وصيانة جميع الوثائق اللازمة بسرية مع الحفاظ على نمط إدارة سهل الوصول.
- السفر وفقاً لخطط الإدارة للمشاركة في المعارض والفعاليات.
- القدرة على التعامل مع شركات الشحن وفهم جيد للوجستيات والوثائق البنكية.
- الحفاظ على نظام معلومات فعال وكفء وتوليد التقارير التي تطلبها الإدارة.
- متابعة أحدث اتجاهات السوق والابتكارات والقيمة.
- أداء أي واجبات أخرى يعينها المدير المباشر.
المهارات:
- فهم أساسي للمحاسبة والتفاوض والقدرة على إجراء معاملات شراء روتينية.
- معرفة جيدة بإدارة المخزون وخبرة في استخدام برامج إدارة المخزون وMicrosoft Office.
- القدرة على تحليل البيانات المالية وإعداد تقارير المخزون والبيانات والتوقعات.
- مهارات للحفاظ على جميع أنظمة حفظ الملفات/التوثيق للمحاسبة والمشتريات.
- معرفة بالجمارك والتخليص.
المؤهلات:
- درجة بكاليوس في التجارة.
- 5 سنوات من الخبرة ذات الصلة، مع سنتين على الأقل في دور إداري.